Quão seguros são os serviços de transcrição por IA?

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Os serviços de transcrição por IA são geralmente seguros, mas sua segurança depende de vários fatores, incluindo se os dados são criptografados, se o controle de acesso baseado em funções é implementado e se eles cumprem os padrões relevantes. Quando você transforma fala em texto em fluxos de trabalho profissionais, ou seja, discussões médicas, consultas jurídicas ou insights empresariais, pode se preocupar com a segurança deles.

Este artigo explora os dados coletados por esses serviços de transcrição por IA, o fluxo de dados através desses sistemas e os riscos negligenciados que surgem quando a segurança não recebe a devida atenção. Além disso, você aprenderá a avaliar se o serviço de transcrição que utiliza é confiável ou não.

Quais tipos de dados são coletados pelas plataformas de transcrição por IA?
Os tipos de dados coletados pela plataforma de transcrição incluem o áudio ou vídeo enviado, as transcrições geradas, carimbos de data e hora e metadados, bem como dados de interação e integrações com terceiros. Estes são detalhados a seguir.

• Áudio/Vídeo enviado: Essas plataformas protegem o conteúdo de áudio e vídeo como o conjunto de dados principal para transcrição.

• Transcrição gerada: A IA converte arquivos de áudio/vídeo em texto, que é armazenado nos servidores da plataforma. Segundo a Chambers and Partners, os investimentos em projetos de IA generativa devem ultrapassar R$ 13 bilhões (USD 2,4 bilhões) até 2025. Investimentos maiores significam mais serviços de transcrição baseados em IA. À medida que mais pessoas os utilizam, mais dados são armazenados na plataforma.

• Carimbos de data e hora e metadados: As plataformas de transcrição registram códigos de tempo, identificadores de locutor, duração, carimbos de envio, informações do dispositivo e detalhes do navegador.

• Dados de interação: As interações que um usuário realiza com o software para editar e corrigir transcrições são registradas e armazenadas indefinidamente.

• Interações com terceiros: As plataformas são frequentemente integradas com calendários, softwares de nuvem ou softwares de videochamada, e frequentemente coletam títulos de eventos, endereços de e-mail e dados dos eventos.

Muitas plataformas também enviam o conteúdo sensível enviado pelo usuário para os modelos, a menos que o usuário opte explicitamente por não fazê-lo. Isso inclui entrevistas, conversas e trocas de informações empresariais potencialmente sensíveis.

Como os dados de transcrição são armazenados e protegidos?
Os dados de transcrição são armazenados e protegidos por meio de uma combinação de salvaguardas técnicas e procedimentais, incluindo práticas de criptografia, para manter a confidencialidade e garantir a disponibilidade dos dados ao longo de seu ciclo de vida.

Como mencionado anteriormente, vazamentos de dados são uma preocupação crescente entre os usuários, por isso é essencial entender como os serviços de transcrição por IA armazenam e protegem os dados.

Práticas de criptografia
Os arquivos de transcrição geralmente passam por duas etapas de criptografia:

• Transcrição em Trânsito: Protocolos SSL/TLS padrão da indústria são aplicados durante todo o processo de envio de um arquivo de áudio e geração de uma transcrição. Isso protege suas informações sensíveis contra ataques man-in-the-middle durante a transmissão.

Criptografia em Repouso: À medida que o software gera uma transcrição, ele a armazena em formato criptografado. Embora o AES-256 seja o padrão de criptografia, a maioria dos serviços não divulga suas configurações específicas.

Controles de acesso e governança de dados
O controle de acesso aos dados que você insere (incluindo arquivos de áudio/vídeo e transcrições) pode ser estendido a outros, como desenvolvedores, revisores humanos ou pessoas que lidam com plataformas de armazenamento em nuvem. Em ambientes com governança fraca, os registros internos de acesso podem ser mal mantidos ou indisponíveis para o usuário final. A ausência de trilhas de auditoria dificulta a detecção de acessos inadequados ou uso indevido dos dados.

O projeto de lei proposto pelo Congresso Nacional exige o uso ético e responsável da Inteligência Artificial. Os serviços de transcrição devem garantir que os dados dos usuários não sejam comprometidos e permaneçam seguros.

Políticas de Retenção
Alguns serviços de transcrição por IA armazenam os dados inseridos durante todo o ciclo de vida, enquanto outros os excluem após um período específico. Este último aplica-se principalmente a assinaturas de nível mais alto. Esse acúmulo de dados por um período prolongado aumenta a vulnerabilidade a longo prazo, especialmente se os arquivos incluírem identificadores pessoais, nomes de clientes ou material não publicado.

O que você deve procurar em uma ferramenta de transcrição focada em privacidade?
Em uma ferramenta de transcrição focada em privacidade, você deve verificar se os arquivos não são retidos por um período prolongado, se seus dados são isolados dos de outros usuários e se você tem a opção de ver quem acessou seus arquivos. Segundo o e-Global, o Ministério da Justiça e Segurança Pública do Brasil publicou a Portaria nº 961/2025, que exige que serviços baseados em IA protejam os dados dos usuários. Uma plataforma de transcrição segura e voltada para a privacidade deve:

• Excluir os arquivos após um período fixo, a menos que o usuário solicite mantê-los por mais tempo.

• Os serviços de transcrição por IA não devem usar nenhum dado de áudio ou transcrição para treinar o modelo sem permissão expressa.

• Garantir que os dados de cada usuário sejam isolados dos demais, reduzindo assim o risco de exposição de dados entre diferentes usuários.

• A plataforma deve oferecer suporte à localização regional de dados, ou seja, usuários na UE devem ter a opção de armazenar e processar os dados exclusivamente em servidores da UE.

• Os usuários devem poder ver quem acessou o arquivo, de onde e quando.

• A integração com softwares de terceiros, como calendário, armazenamento em nuvem ou software de reuniões, deve ser controlada pelo usuário.

• Se os usuários lidam com dados altamente confidenciais relacionados a conversas de saúde, investigações ou entrevistas, os serviços de transcrição devem oferecer processamento no dispositivo, opções de implantação autônoma e acesso offline.

Com essas medidas implementadas, você pode garantir que seus dados estejam seguros e não expostos a vulnerabilidades como invasões ou vazamentos.

Conclusão: é seguro confiar nesses serviços de transcrição por IA?
Sim, normalmente é seguro confiar nesses serviços de transcrição por IA, considerando que eles protegem os dados inseridos e armazenados por meio de várias camadas de segurança. No entanto, sem alterações proativas nas permissões, configurações de exclusão e integrações, seus dados podem estar mais expostos do que você imagina.

Contudo, segurança não se resume à criptografia, mas também ao tempo que os dados permanecem armazenados, quem pode acessá-los e se outro modelo de IA os processa. O software de transcrição deve seguir os mesmos padrões exigidos para o tratamento de dados médicos, jurídicos ou financeiros sensíveis. Escolha ferramentas que priorizem a privacidade e ofereçam controle ao usuário.